Krankmeldung im Unternehmen richtig dokumentieren

Wenn sich ein Mitarbeiter krankmeldet, müssen Sie drei Dinge zusammenbringen: Der Betrieb muss weiterlaufen, die Entgeltfortzahlung muss stimmen, und Gesundheitsdaten brauchen besonderen Schutz. Dieser Beitrag zeigt, was Sie als Arbeitgeber dokumentieren sollten, was nicht in Ihre Unterlagen gehört und wie Sie Krankmeldungen datenschutzgerecht verwalten.

Hinweis: Der Beitrag erklärt den Gesetzestext in allgemeiner Form. Arbeitsverträge, Tarifverträge und Besonderheiten im Einzelfall können abweichen.

Was das Gesetz vom Mitarbeiter verlangt

Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Unverzüglich heißt nach § 121 BGB ohne schuldhaftes Zögern.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss der Arbeitnehmer nach Satz 2 spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorlegen. Der Arbeitgeber darf die Bescheinigung nach Satz 3 früher verlangen.

Für gesetzlich Krankenversicherte gilt seit 2023 ein anderer Ablauf: Sie müssen die Arbeitsunfähigkeit weiterhin ärztlich feststellen lassen, die Pflicht zur Vorlage nach Satz 2 gilt für sie aber nicht (§ 5 Abs. 1a EntgFG). Stattdessen stellt die Krankenkasse eine Meldung zum Abruf bereit, die der Arbeitgeber bei der Krankenkasse abruft (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, eAU, § 109 SGB IV). Privat Versicherte legen weiterhin eine Bescheinigung vor.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Ist ein Arbeitnehmer ohne eigenes Verschulden infolge Krankheit arbeitsunfähig, hat er nach § 3 Abs. 1 Satz 1 EntgFG Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen. Der Anspruch entsteht nach § 3 Abs. 3 EntgFG nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses.

Was Sie dokumentieren sollten

Eine feste Form für Ihre Aufzeichnungen nennt dieser Beitrag nicht. Die folgenden Angaben haben sich als Mindeststandard bewährt. Das ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe:

• Name des Mitarbeiters
• Datum und Uhrzeit der Meldung und wer sie entgegengenommen hat
• Meldeweg, zum Beispiel Telefon, App oder Nachricht
• Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit
• Ob und wann die ärztliche Bescheinigung vorlag oder abgerufen wurde
• Tatsächliches Ende und mögliche Folgebescheinigungen

Nicht in Ihre Unterlagen gehören Diagnosen und Krankheitsursachen. Die Bescheinigung für den Arbeitgeber enthält in der Regel keine Diagnose, und Sie sollten grundsätzlich auch nicht danach fragen.

Datenschutz: Gesundheitsdaten schützen

Angaben zur Arbeitsunfähigkeit sind Gesundheitsdaten. Nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO ist ihre Verarbeitung grundsätzlich untersagt. Ausnahmen regelt Absatz 2, unter anderem wenn die Verarbeitung erforderlich ist, damit der Verantwortliche oder die betroffene Person Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsrecht ausüben oder erfüllen kann, soweit das Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats dies zulässt (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO).

Für die Praxis ergeben sich daraus drei Regeln:

• Datenminimierung: Speichern Sie nur, was Sie für Entgeltfortzahlung und Personalplanung brauchen (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Zugriff begrenzen: Nur Personen, die Krankmeldungen bearbeiten müssen, sollten sie einsehen können (Art. 32 Abs. 1 DSGVO). Legen Sie auch bewusst fest, wer einen gemeinsamen Abwesenheitskalender sehen darf.
• Löschfristen klären: Wie lange Sie Krankmeldungen speichern dürfen oder müssen, hängt vom Zweck ab und lässt sich nicht pauschal beantworten. Im Zweifel Steuerberater oder Anwalt fragen.

Betriebliches Eingliederungsmanagement im Blick behalten

Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber nach § 167 Abs. 2 SGB IX mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person, gegebenenfalls gemeinsam mit der Interessenvertretung, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann (betriebliches Eingliederungsmanagement). Wer Fehlzeiten sauber erfasst, erkennt den Zeitpunkt, ab dem das relevant wird.

So bildet Velmio den Ablauf ab

In Velmio, unserer Software, melden Mitarbeiter sich in der App krank: Kategorie wählen, Zeitraum festlegen, bestätigen. Sie werden benachrichtigt und entscheiden im Dashboard. Wie viele Tage, bis zu drei, eine Krankmeldung rückwirkend eingereicht werden darf, stellen Sie firmenweit ein.

Aktionen rund um Abwesenheiten werden im Audit-Log protokolliert. Genehmigte Krankmeldungen erscheinen im Abwesenheitskalender, wer ihn sehen darf, steuern Sie über Rollen und Rechte. Mehr dazu auf den Seiten Krankmeldungen und Abwesenheitskalender.

Checkliste

• Krankmeldung unverzüglich entgegengenommen und mit Datum und Meldeweg festgehalten
• Beginn und voraussichtliche Dauer erfasst
• Ärztliche Bescheinigung vorgelegt oder abgerufen
• Keine Diagnosen gespeichert oder erfragt
• Zugriff auf Krankmeldungen auf die nötigen Personen begrenzt
• Fehlzeiten im Blick, auch mit Blick auf das betriebliche Eingliederungsmanagement