Laden Sie Mitarbeiter per E-Mail ein, ordnen Sie Abteilungen zu und legen Sie fest, wer was sehen und tun darf. Austritte planen Sie mit Datum, Auskunft und Löschung nach DSGVO lösen Sie direkt in Velmio aus.
Kontaktdaten, Eintrittsdatum und Abteilung stehen in Tabellen, Mails und Ordnern, und jeder pflegt seine eigene Version.
Wer auf welche Daten zugreifen darf, ist oft nicht geregelt. Dann sehen mehr Personen mehr, als nötig wäre.
Zugänge, Dokumente und offene Urlaubstage ausgeschiedener Mitarbeiter werden leicht vergessen.
Name, E-Mail und Rolle genügen für die Einladung. Abteilung, Telefon, Eintrittsdatum, Adresse und weitere Angaben ergänzen Sie optional. Der Mitarbeiter erhält automatisch eine E-Mail mit Aktivierungslink.
Rollen sind keine festen Kategorien, sondern Berechtigungssets, die Sie selbst anlegen und benennen. Die Rolle „Admin“ ist geschützt und hat immer vollen Zugriff.
Die Mitarbeiterliste filtern Sie nach Abteilung und Status. Ausgeschiedene Mitarbeiter archivieren Sie, mit hinterlegtem Austrittsdatum geschieht das automatisch am Austrittstag.
Die Detailseite zeigt je nach Berechtigung Profil, Abwesenheiten, Dokumente, Aktivität und Datenschutz. Auskunft und Löschung nach DSGVO lösen Sie dort selbst aus.
Betroffene Personen haben das Recht, vom Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, und Auskunft über diese Daten zu erhalten. Art. 15 Abs. 1 DSGVO
Betroffene Personen haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung ihrer Daten. Das gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Art. 17 Abs. 1 und 3 DSGVO
Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein (Datenminimierung). Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO
Wie lange Daten ausgeschiedener Mitarbeiter aufbewahrt werden müssen, hängt von der Art der Daten ab. Im Zweifel Steuerberater oder Anwalt fragen.
Stand: Oktober 2026. Keine Rechtsberatung.
Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Rolle. Abteilung, Telefon, Eintrittsdatum, Geburtsdatum, Familienstand und Adresse sind optional.
Ja. Rollen sind frei konfigurierbare Berechtigungssets. Nur die Rolle „Admin“ ist geschützt und hat immer vollen Zugriff.
Mit einem hinterlegten Austrittsdatum wird der Mitarbeiter am Austrittstag automatisch archiviert. Sieben Tage vorher erhalten Admins eine Erinnerung.
Ja, archivierte Mitarbeiter lassen sich wiederherstellen. Ob dafür sofort Kosten anfallen, hängt vom Zeitpunkt ab.
Auf der Detailseite des Mitarbeiters gibt es den Reiter Datenschutz mit Datenexport als ZIP-Datei und Löschanfrage. Beides ist nur mit den entsprechenden Berechtigungen sichtbar.
Urlaubsanträge stellen und genehmigen, Resturlaub und Verfallsfrist im Blick behalten, Betriebsurlaub zentral planen.
Verträge, Lohnabrechnungen und Zertifikate digital bereitstellen und sehen, wer sie geöffnet hat.
Einzel- und Gruppenchats im Web-Dashboard, damit die Teamkommunikation nicht in privaten Messengern landet.
