Urlaubsplanung im Kleinbetrieb: Excel, Kalender oder Software?

In kleinen Betrieben läuft die Urlaubsplanung oft nebenher: ein Zuruf, eine Excel-Liste, ein Eintrag im Kalender. Das funktioniert, bis sich Anträge überschneiden, der Resturlaub strittig wird oder niemand mehr weiß, wer nächste Woche da ist. Dieser Beitrag vergleicht die drei gängigen Wege und hilft bei der Entscheidung.

Transparenz: Wir entwickeln Velmio und sind deshalb nicht neutral. Wir beschreiben die Vor- und Nachteile aller drei Wege trotzdem so fair, wie wir können.

Was eine gute Urlaubsplanung leisten muss

• Anträge nachvollziehbar erfassen: Wer hat wann was beantragt, und was wurde entschieden?
• Resturlaub korrekt fortschreiben: auch bei Teilzeit, Eintritt im Lauf des Jahres und Feiertagen.
• Überblick geben: Wer fehlt wann, Urlaub und Krankheit zusammen?
• Wünsche berücksichtigen: Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind nach § 7 Abs. 1 BUrlG die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, stehen entgegen.
• Daten schützen: Urlaubs- und Krankheitstage sollen nur die sehen, die sie sehen müssen.

Weg 1: Die Excel-Liste

Vorteile: Excel ist in den meisten Betrieben schon da, die Liste lässt sich frei gestalten, und jeder kennt das Werkzeug.

Nachteile:

• Resturlaub, Teilzeit und Feiertage müssen Sie von Hand berücksichtigen.
• Gibt es mehrere Dateiversionen, wird es schnell unübersichtlich.
• Genehmigungen lassen sich schlecht nachweisen.
• Überschneidungen fallen erst auf, wenn jemand die Liste prüft.
• Wer die Datei öffnen kann, sieht alle Einträge.

Weg 2: Der gemeinsame Kalender

Vorteile: Alle sehen sofort, wer fehlt, und Sie brauchen keine neue Software. Das passt gut für sehr kleine Teams mit wenigen Abwesenheiten.

Nachteile:

• Ein Kalender kennt kein Urlaubskonto und rechnet keinen Resturlaub.
• Genehmigungen und ihre Historie sind nicht vorgesehen.
• Die Pflege hängt an einzelnen Personen.
• Die Freigabe des Kalenders regelt, wer was sieht, Feinheiten wie getrennte Einsicht in Urlaub und Krankheit sind meist nicht möglich.

Weg 3: Eine Software für Urlaubsverwaltung

Vorteile: Antrag, Genehmigung, Resturlaub und Kalender liegen an einem Ort. Mitarbeiter stellen Anträge selbst, Sie werden benachrichtigt, und alles ist nachvollziehbar.

Nachteile:

• Zum Start müssen Sie Stammdaten pflegen: Urlaubsanspruch, Arbeitswoche, Bundesland.
• Es entstehen laufende Kosten.
• Ihr Team muss mitmachen und die Anträge dort stellen.

Der Vergleich auf einen Blick

Datenschutz nicht vergessen

Angaben zu Krankheitstagen sind Gesundheitsdaten und besonders geschützt (Art. 9 Abs. 1 DSGVO). Beschränken Sie den Zugriff auf Personen, die ihn brauchen (Art. 32 Abs. 1 DSGVO), egal ob in Excel, im Kalender oder in einer Software. Ob und wie Sie Betriebsurlaub anordnen dürfen, hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel Steuerberater oder Anwalt fragen.

Fragen zur Entscheidung

• Müssen Sie Genehmigungen später nachweisen können?
• Gibt es Teilzeit, Eintritte im Lauf des Jahres oder mehrere Abteilungen?
• Wer pflegt die Liste, wenn die zuständige Person selbst im Urlaub ist?
• Wie wichtig ist es, dass Mitarbeiter Anträge selbst stellen?

Wenn Sie mehrere dieser Fragen mit Ja beantworten, spricht das für eine Software.

So sieht es mit Velmio aus

In Velmio, unserer Software, beantragen Mitarbeiter Urlaub in der App, und Sie genehmigen im Dashboard. Resturlaub, Verfallsfrist und Erinnerungen verwalten Sie an einem Ort, Betriebsurlaub tragen Sie einmal für alle betroffenen Mitarbeiter ein. Der Abwesenheitskalender zeigt alle genehmigten Abwesenheiten und lässt sich mit Outlook oder Google Kalender verbinden. Mehr dazu auf den Seiten Urlaubsverwaltung und Abwesenheitskalender.