Urlaubstage berechnen: Der große Leitfaden

Wie viele Urlaubstage stehen Ihren Mitarbeitern zu, und wie rechnen Sie Teilzeit, Eintritt mitten im Jahr und Feiertage richtig um? Dieser Leitfaden zeigt die Rechenwege Schritt für Schritt, mit den passenden Stellen im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG).

Hinweis: Der Beitrag erklärt den Gesetzestext in allgemeiner Form. Arbeitsverträge, Tarifverträge und Besonderheiten im Einzelfall können abweichen.

Der gesetzliche Mindesturlaub

Nach § 3 Abs. 1 BUrlG beträgt der Urlaub jährlich mindestens 24 Werktage. Als Werktage gelten nach Absatz 2 alle Kalendertage, die nicht Sonntage oder gesetzliche Feiertage sind. Das Gesetz geht damit von einer Sechs-Tage-Woche aus, von Montag bis Samstag.

Der gesetzliche Mindesturlaub ist die Untergrenze. Ihr Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag kann mehr Urlaub vorsehen.

Auf die eigene Arbeitswoche umrechnen

Die meisten Betriebe arbeiten nicht sechs, sondern fünf Tage pro Woche. Dann rechnen Sie den gesetzlichen Mindesturlaub so um:

Mindesturlaub = 24 ÷ 6 × Arbeitstage pro Woche

In jedem Fall entspricht das vier Wochen Urlaub. Für vertraglichen Urlaub über dem gesetzlichen Minimum nutzen Sie dieselbe Logik:

Vertragsurlaub ÷ Arbeitstage der Vollzeitwoche × tatsächliche Arbeitstage pro Woche

Beispiel: Anna arbeitet montags, dienstags und donnerstags. Ihr Vertrag sieht für eine Vollzeitstelle mit fünf Arbeitstagen 30 Urlaubstage vor. Anna hat 30 ÷ 5 × 3 = 18 Urlaubstage im Jahr.

Bei wechselnden Arbeitstagen oder Schichtmodellen hängt die Umrechnung vom Einzelfall ab. Im Zweifel Steuerberater oder Anwalt fragen.

Wartezeit und Urlaub im Eintrittsjahr

Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach § 4 BUrlG erstmals nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses (Wartezeit). Davor, und beim Ein- oder Austritt im Lauf eines Jahres, gilt § 5 Abs. 1 BUrlG: Für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses steht ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu, und zwar

• für Zeiten eines Kalenderjahrs, in denen die Wartezeit noch nicht erfüllt ist,
• wenn der Mitarbeiter vor erfüllter Wartezeit ausscheidet,
• wenn er nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte eines Kalenderjahrs ausscheidet.

Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, werden nach § 5 Abs. 2 BUrlG auf volle Urlaubstage aufgerundet.

Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter beginnt am 1. August, sein Jahresurlaub beträgt 24 Arbeitstage. Die Wartezeit ist im Eintrittsjahr noch nicht erfüllt. Für die vollen Monate August bis Dezember, also fünf Monate, stehen ihm 24 ÷ 12 × 5 = 10 Urlaubstage zu.

Für Urlaub, der über dem gesetzlichen Mindestanspruch liegt, kann der Vertrag andere Regeln festlegen.

Feiertage und Krankheit im Urlaub

Weil als Werktage nur Tage gelten, die weder Sonntag noch gesetzlicher Feiertag sind (§ 3 Abs. 2 BUrlG), werden Feiertage im Urlaubszeitraum nicht als Urlaubstage abgezogen. Welche Feiertage gelten, hängt vom Bundesland ab.

Erkrankt ein Mitarbeiter während des Urlaubs, werden nach § 9 BUrlG die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit auf den Jahresurlaub nicht angerechnet.

Resturlaub: Übertragung und Verfall

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe sie rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden. Das ergibt den 31. März als gesetzlichen Stichtag für übertragenen Resturlaub. Eine Ausnahme gilt für Teilurlaub, der im Eintrittsjahr entsteht, weil die Wartezeit noch nicht erfüllt ist: Er ist auf Verlangen des Arbeitnehmers auf das nächste Kalenderjahr zu übertragen.

Wichtig: Dass Urlaub zu diesem Stichtag automatisch verfällt, ist nicht gesichert. Nach der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht verfällt Urlaub grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter rechtzeitig und konkret auf den Anspruch und den drohenden Verfall hingewiesen und ihn aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen. Das ergibt sich aus der Rechtsprechung, nicht aus dem Gesetzeswortlaut (EuGH, Urteil vom 6. November 2018, C-684/16; BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 423/16).

Halten Sie solche Hinweise deshalb nachvollziehbar fest. Im Zweifel Steuerberater oder Anwalt fragen.

Urlaubsabgeltung beim Austritt

Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, ist er nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Behalten Sie deshalb den Resturlaub ausscheidender Mitarbeiter rechtzeitig im Blick.

Das Urlaubskonto im Alltag führen

Für ein Urlaubskonto brauchen Sie je Mitarbeiter den Jahresanspruch, den Übertrag aus dem Vorjahr samt Stichtag, die genommenen und bereits geplanten Tage und den verbleibenden Rest. In einer Excel-Liste funktioniert das, solange jemand die Formeln pflegt und Feiertage und Teilzeit von Hand berücksichtigt.

In Velmio, unserer Software, hinterlegen Sie den Jahresurlaub je Mitarbeiter und stellen Arbeitswoche, Bundesland, Verfallsfrist und Erinnerungsmonat einmal ein. Feiertage zählen dann nicht als Urlaubstag, bei Eintritt im laufenden Jahr kann der Anspruch anteilig berechnet werden, und die Seite „Offene Urlaube“ zeigt, wer noch ungeplanten Urlaub hat. Mehr dazu auf der Seite Urlaubsverwaltung.

Checkliste

• Mindesturlaub für die Arbeitswoche jedes Mitarbeiters umgerechnet
• Vertraglichen Mehrurlaub getrennt vom gesetzlichen Mindesturlaub erfasst
• Urlaub im Eintrittsjahr anteilig nach vollen Monaten berechnet
• Stichtag für übertragenen Resturlaub festgelegt und im Team bekannt
• Hinweise zu Resturlaub und Verfall dokumentiert
• Resturlaub ausscheidender Mitarbeiter im Blick